מה זה ניהול פרויקטים?

ניהול פרויקטים הוא תחום בעולם העסקים שבשנים האחרונות תפס תאוצה משמעותית והמודעות לחשיבותו גדלה פלאים. בעקבות זאת נפתחו חברות רבות שמתמחות בניהול פרויקטים, קורסים והכשרות מקצועיות לפנים השונות של ניהול הפרויקט וכן עקרונות חשובים שיש לעקוב אחריהם בניהול פרויקטים. ניתן להגדיר פרויקט כמשימה המוגבלת בלוח זמנים ותקציב שצריכים להיות מאוד ברורים ולא לחרוג מהם. פרויקט, כיוון והוא חד פעמי, דורש לא פעם לקחת סיכונים ולדעת כי אי הודאות תאפוף את הפרויקט לכל אורכו שכן מדובר במשימה מיוחדת ושונה מהרגיל. מנהל פרויקטים אחראי לתכנון, פיקוח ועמידה בלוח הזמנים, התקציב ומטרות הפרויקט והוצאתו לפועל ברמה האיכותית שקבעו לפני כן.

אילו צעדים נוקטים בניהול פרויקט?
ניתן לומר כי ניהול הפרויקט מתחלק לשלבים וצעדים שונים שיש לנקוט בהם. השלב הראשוני יהיה בחינת היוזמה – האם היא עונה על צרכים של הארגון? מה הוא היעד והמטרות של הפרויקט? חלוקת התפקידים וכו´. הצעד הבא יהיה התכנון עצמו שיהווה תשתית להצלחתו או כישלונו של הפרויקט. בשלב זה מתכננים כל פעולה, בוחנים את התקציב ואת לוח הזמנים בהתאם ליעד הפרויקט. השלב השלישי יהיה ביצוע הפרויקט והוצאתו לפועל בהתאם לתכנון והתמודדות עם השינויים שנעשים בתוכנית תוך כדי. השלב האחרון, ואולי החשוב ביותר ללמידה עתידית, הוא הערכה של הפרויקט והערכת התוצרים שלו.

כיצד מעריכים פרויקט?
הערכה של פרויקט מתבססת על מס´ נקודות – איכות של העבודה, עמידה בתקציב ועמידה בלוח הזמנים. על כל אלו נעשית השוואה אל מול התכנון המקורי. האם האיכות של התוצר הסופי מוצאת חן בעיני הלקוח והאם הוא מתנהל כראוי, האם חרגו מהתקציב והאם היה בכך טעות או צדק? האם העמידה בלוח הזמנים הייתה סבירה והאם היו חריגות מיותרות?

איך הופכים פרויקט למוצלח?
במהלך הפרויקט דברים רבים יכולים להשתבש ובכדי להימנע מכך יש להקפיד כי המטרה ברורה לכל צוות הפרויקט, שהתכנון מדויק ועם סיכויים הקטנים ביותר לטעויות, שהצוות עצמו שמנהל את הפרויקט יהיה מורכב מאנשים איכותיים ושהלקוח המדובר יהיה מעורב בפרויקט. לא פעם בעקבות חוסר הבנה ביעדי הפרויקט וחלוקת תפקידים לא נכונה ואף כשל בתקשורת וחסר בניהול סיכונים יכולים להביא לפרויקט לכישלון נחרץ.