הסטיגמה שנדבקה לתפקיד המזכירה כתפקיד שולי שכל אחד יכולה לעשות הוא מוטעה בעליל! החשיבות של מזכירה לתפקודו התקין של ארגון היא יקרה מפז. לא פעם מזכירה שלא מבצעת את עבודתה כראוי ולא ניחנת בתכונות האופי הנדרשות יכולה לגרום לירידת מצב הרוח והתייעלות העבודה בכל המשרד. המזכירה מהווה גורם ראשוני משותף כמעט לכלל העובדים בארגון, כמובן – תלוי מה תפקידה, סמכויותיה ואחריותה.
חשיבות הגדרת תפקיד המזכירה בארגון
לא פעם נופלות על המזכירה מטלות, עבודות וסמכויות שלא בגדר תפקידה. בכדי ליצור אווירת עבודה נעימה ונוחה חשוב מאוד להגדיר מה התפקיד של המזכירה ומה התפקידים של המנהל/ים שלה. חלוקת והגדרת תפקידים שכזו תחסוך הרבה ויכוחים ומצבים של אי נעימויות בין המזכירה לבין מעסיקיה. כך למשל, מזכירות מסוימות מרגישות לא נוח עם נושא הכנת הקפה ללקוחות או עשיית מטלות עבור אנשים שאינם ממונים עליה – נושאים שיש להגדיר מראש טרם הכניסה לתפקיד.
מה הן הדרישות לתפקיד המזכירה?
התפקיד הכי חשוב של המזכירה, או יותר נכון – תכונת האופי, הוא היכולת לנצח על הארגון בצורה יעילה. המזכירה אחראית לכך שהמשרד יתנהל במעין הרמוניה ונותנת צד חשוב מאוד בקצב התנהלות הדברים. לא מעט מסמכים, ניירת, לוחות זמנים עוברים תחת ידיה ואופן פעילותה הוא זה שיקבע את אופן התנהלות המשרד. זה אולי התפקיד הכי חשוב של המזכירה, אך תמיד יבואו דרישות נוספות בסיסיות כגון ידע בהדפסה על מחשב, שליטה בשפה העברית והאנגלית, ידע בסיסי בהנה"ח, הכרת יסודות המחשב ועוד דרישות בסיסיות לתפקודה היומיומי של המזכירה. מזכירה שתברך את הבאים והשבים – אורחים, לקוחות ועובדי המשרד – בחיוך ובנחמדות יכולה רק להגביר את תחושת הנעימות וההרמוניה במשרד.
קורסים והכשרות למזכירות
כאמור, תפקידה של המזכירה הוא חשוב מאוד ויכול אף להפוך לקריירה מקצועית מצליחה. כך למשל תפקידי מזכירה במשרדי עורכי דין יכולים להוביל לעבוד בתחום המשפטים, תפקיד של מזכירה רפואית יכול להוביל לתפקידים בכירים יותר בעולם הרפואה ומזכירה רגילה יכולה להפוך למנהלת לשכות בכירות ומסייעת לאנשי מפתח במגזר הציבורי והפרטי כאחד. ההסמכה הבסיסית לקורסים בתחום המזכירות הינה קורס מזכירות וניהול משרד אך ניתן לקחת קורסים גם בתחום המזכירות המשפטית והמזכירות הרפואית שדורשים ידע מקצועי יותר וקבלת תעודת הסמכה.