אם בעבר תפקידה של המזכירה היה כרוך בהקלדה על מכונת כתיבה, הרבה ניירת ומענה לטלפונים, המצב כיום הוא שונה לחלוטין. עם פרוץ הטכנולוגיה לחיינו, השתנו הגדרות תפקידים רבים, וגם אופיים וטיבם. גם העולם האדמיניסטרטיבי עבר מהפך שנבע מהתפתחויות טכנולוגיות. לא רק ארגונים עברו שינויים רבים עם כניסת הטכנולוגיה והמחשבים לחייהם, אלא גם תחום האדמיניסטרציה.
יעדי הקורס
מהיום אל תגידו מזכירה, אלא מנהלת משרד. תפקידה של מנהלת המשרד הוא מאוד מורכב וכרוך בהרבה ידע במחשבים ובמערכות שונות. המעבר למחשבים חולל שינויים רבים בתפישת הגדרת תחום המזכירות, וכיום למנהלת המשרד יש אחריות רבה. על מנהלת המשרד נדרש כיום להיות להטוטנית אדמיניסטרטיבית בעלת מיומנויות רבות כגון שימוש בתוכנות וביישומים שונים, באינטרנט ובחיבורי רשתות תקשורת, וכמו כן להבין איך מפעילים מאגרי מידע וציוד ומכשור מתוחכם ביותר כגון מרכזיות טלפונים מתוחכמות, מכונות צילום, פקסים ממוחשבים וסורקים.
על קורס ניהול מערכות משרדיות
בנוסף לכל התפקידים והמיומנויות שהוזכרו לעיל, על מנהלת המשרד לתפקד גם בתחומים המסורתיים יותר כמו ניהול מידע ותקשורת, לעתים עליה לקבל קהל לקוחות ולעסוק ביחסי ציבור. בכל משרד הגדרות התפקידים הן גמישות ומשתנות בהתאם לסוג המשרד ולהתנהלותו ולצרכיו השונים.על מנהלת המשרד מוטלים תפקידים שונים ואחריות שונה בהתאם לטיב המשרד בו היא עובדת. אך עדיין, בהגדרה הקלאסית של ניהול משרד ישנן כמה מטלות מרכזיות שעליה לבצע כגון ניהול רשומות, שימוש בעזרי תקשורת שונים (טלפון, מחשב וכדומה), אחריות מנהלתית ותקציבית על הציוד המשרדי, קבלת קהל, ניהול כספים כדוגמת הקופה הקטנה, ניהול יומן ותיאומי פגישות וכדומה.
מה לומדים בקורס
במסגרת קורס ניהול מערכות משרדיות נלמדים נושא ניהול מערכות משרדיות ותפקידים מנהלתיים, מנהלת המשרד לומדת כיצד לנהל תכתובת וכמובן גם מיומנויות ושליטה על המחשב, אנגלית עסקית וחשבונאות כללית.