אחת מהבעיות העיקריות של כל בעל עסק היא כמובן מצוקת הזמן. כל בעל עסק בוודאי חווה זאת מדי יום. יש כל כך הרבה דברים להספיק, ונושאים שדורשים התייחסות, אך אין מספיק שעות ביום בכדי להגיע לכולם. בסופו של דבר בעלי עסקים רבים מוצאים את עצמם נשארים בעסק עד השעות הקטנות של הלילה על מנת להספיק הכול, או מביאים את העבודה איתם הביתה. כך או כך מדובר בפתרונות לא יעילים שפוגעים בתפקודו של בעל העסק, ומשפיעים לרעה על העסק.
כיצד ניתן לפתור את מצוקת הזמן?
פתרון טוב ויעיל לניהול זמן נכון המאפשר לבעל העסק להתעמק ולהתמקד בנושאים החשובים באמת הוא האצלת סמכויות לעובדים תחתיו. מנהלים רבים בעלי ניסיון בתחום האצלת הסמכויות יעידו כי האצלת סמכויות לעובדים חוסכת במשאבי הזמן המוגבלים ממילא של המנהל, ואפילו תורמת לשיפור תפקודו ותפוקתו של העובד שקיבל סמכויות נוספות ואחריות לידיו. בשיטה הזאת שני הצדדים מרוויחים. המנהל מפנה זמן לדברים חשובים, וגם מקבל עובד טוב יותר.
מהו המכשול הגדול ביותר של האצלת סמכויות?
אחת מהסיבות המרכזיות שבגינן מנהלים ובעלי עסקים רבים נמנעים מלהאציל סמכויות לעובדים שלהם היא חוסר האמון. מנהלים רבים מאמינים שהם האנשים היחידים המסוגלים לבצע את המשימות כראוי ואינם נוטים לסמוך על אנשים או עובדים אחרים שיעשו את העבודה טוב כמוהם. מנהלים אחרים מתעצלים או מתייאשים מלהסביר מה הם רוצים, וכיצד הם מעוניינים שהמשימות תתבצענה, ומעדיפים לבצע אותן בעצמם מאשר להסביר או להכשיר מישהו אחר.
כיצד מאצילים סמכויות נכון?
בכל זאת, האצלת סמכויות היא פתרון נהדר שעובד עבור כל כך הרבה מנהלים ובעלי עסקים בהצלחה יתרה, אז איך עושים את זה נכון? בשלב הראשון חשוב ללכת בצעדים איטיים ולהתחיל בקטן. כלומר, להתחיל במספר משימות קטן ומצומצם. האצלה של סמכויות רבות כבר בשלב הראשון עלולה להכשיל את המהלך. לאחר שהעובד התרגל לסמכות החדשה, ולאחר שתרגל אותה עד למצב שהוא עושה אותה טוב, ניתן להוסיף לו סמכויות נוספות. כמו כן, תחילה יש להאציל משימות בעלות חשיבות פחותה יחסית, ולאחר מכן לעבור למשימות חשובות יותר.