איך מנהלים פרויקט?

תחום ניהול הפרויקטים נמצא בימינו כמעט בכל חברה או ארגון, קטנים וגדולים כאחד. בחברות מסוימות קיים צוות ניהול פרויקטים מיוחד ובחברות אחרות מדי פעם ממנים חלק מהעובדים לניהול הפרויקט. כמו כן אופציה נוספת היא לשכור אדם חיצוני או קבוצת אנשים שתנהל את הפרויקט באופן חד פעמי. עולה השאלה – מה הוא פרויקט בכלל?

מה זה ניהול פרויקט?
ניהול פרויקט היא משימה שמוגבלת בלוח זמנים ובתקציב. מדובר במשימה חד פעמית, ייחודית ושונה מאופן העבודה השוטף והרגיל של הארגון או החברה. הפרויקט מתנהל על פי חשיבה קודמת, על פי סדר פעולות קבוע ששואף למטרה משותפת. בתום הפרויקט אמור להגיע תוצר איכותי שעומד בקריטריונים הריאליסטיים שהציבו לעצמם מנהלי הפרויקט בהתחלתו. נעשית בקרה ופיקוח על הפרויקט לכל אורכו וכן חלוקת תפקידים מהווה חלק חשוב בתפעולו הנכון של הפרויקט.

כיצד מנהלים פרויקט?
פרויקט היא משימה חד פעמית ועל כן היא לא מסתמכת על ניסיון עבר. עם זאת קיימים צעדים בסיסיים שניתן לנקוט בהם בכדי למנוע מהפרויקט להיכשל. החלק החשוב והבסיסי ביותר בפרויקט הוא הגדרת היעדים והמטרות של הפרויקט תוך התחשבות באילוצים וב"מקרה הגרוע ביותר". השלב השני יהיה לבנות תוכנית עבודה שתבטיח במידה המרבית כי הפרויקט יתנהל כראוי. השלב הבא הוא הוצאת התוכנית לפועל – לאחר חלוקת התפקידים בצורה נכונה ומתאימה יש להתחיל לנקוט בצעדים שנקבעו בתוכנית העבודה תוך שמירה על לוח זמנים ותקציב שנקבע מראש. בתום הפרויקט יש לעשות בדיקת איכות ולבדוק האם הפרויקט עמד ביעדיו.

מה הן הסיבות בגינן פרויקטים נכשלים?
על פי רוב, כאשר לא נוקטים בצעדים לעיל בפרויקט הוא עלול להיכשל. כאשר אין הגדרה מדויקת שמקובלת על כולם עבור הפרויקט זה יכול ליצור חילוקי דעות ולהסיט את הפרויקט מיעדיו. כאשר אין שיתוף פעולה ועדכון קבוע של הלקוח הפרויקט לא יענה לצרכיו. חוסר עמידה בלוח הזמנים ודחייה חוזרת ונשנית יכולה להביא גם היא לכישלון של פרויקט וכן חריגה מוגזמת מהתקציב.