ERP הן ראשי התיבות של המונח Enterprise Resource Planning System, או בתרגום לעברית מערכת לתכנות משאבי ארגון. מדובר בסוג של מערכת לניהול מידע אשר באמצעותה ניתן לעבד סוגים שונים של נתונים להם זקוקים ארגונים מסוימים וחברות מסחריות. באמצעות מערכת זו ניתן לעבד נתונים פיננסיים, נתונים לוגיסטיים, נתונים שיווקיים ואפילו נתונים הקשורים לניהול של כוח אדם ומשאבי אנוש. היתרון הגדול של מערכת ERP היא היכולת לשלב בין כל סוגי הנתונים הללו בתוך סביבה אחת המאפשרת גישה נוחה לכל אחד מסוגי הנתונים.
כיצד נחלקת המערכת?
רוב מערכות ERP נחלקות למודולים. כל מודול הוא למעשה חלק אחר במערכת או בתוכנה אשר מיישם עקרונות שונים ומיועד למטרות אחרות. למשל מודול של HR מטפל בנתונים הקשורים לניהול משאבי אנוש וכוח אדם, ויש לו מאפיינים משלו. למודולי אחרים העוסקים בנושאים כמו אספקה, מלאי, רכש או ניהול לקוחות יש מאפיינים אחרים. למרות השוני לכל המודולים יש ממשק זהה וניתן להצליב בניהם מידע ונהל את הארגון בצורה יעילה ואפקטיבית יותר.
הטמעה של מערכות ERP
העיקרון של מערכת ERP אומר שכל גוף או ארגון גדול או קטן זקוק למערכת שתנהל את כמות המידע האדירה שלו בצורה מסודרת. אולם לא כל הארגונים דומים זה לזה באופי, בתכלית ובצורת הניהול. לכל ארגון יש אופן ניהול שמתאים לו ביותר. במקום לפתח תוכנה חדשה לכל ארגון הרבה יותר יעיל וזול לפתח תוכנה אחת הניתנת לשינויים והתאמות לפי צרכי הארגון או הלקוח. זהו למעשה עיקרו של תהליך ההטמעה של תוכנת ERP. לעיתים זה לוקח זמן רב, אולם התוצאות הופכות את תהליך ההטמעה למשתלם ביותר מבחינה כלכלית ורווחית.
המדדים ליישום יעיל של מערכות ERP
על מנת לבצע תהליכי הטמעה מלאים של תוכנת ERP ולהגיע לתוצאות הרצויות ישנם מספר תנאים הכרחיים לתהליך ההטמעה. התנאי הראשון והחשוב ביותר הוא הרצון ושיתוף הפעולה של הגוף המבקש לבצע את השינויים וההטמעה. במקרים רבים עובדי הארגון חוששים מפני שינויים מערכתיים ומבניים, חרף שאיפות ההנהלה לייעול, משום שלשינויים הללו ישנם השלכות מרחיקות לכת על אופי העבודה של עובדים רבים בהמשך.