מזכירה בכירה לעומת פקידה, קורס מזכירה בכירה, קורס פקידות

תכניות לימוד מיוחדות

ימים פתוחים

מיקום בארץ:

מזכירה בכירה לעומת פקידה

הפירוש המילולי של פקיד הוא עובד טכני שמבצע תפקיד שהוטל עליו. המזכירה הבכירה מכורח תפקידה מגדילה ראש, מכירה את כל התפקידים החיוניים למשרד מן היסוד ומנהלת את משרדו של המנהל באופן עצמאי .

מערכת ToStudy
|
28/02/2013
|
14:40
|
4738 צפיות

בין פקידות למזכירות ישנו הבדל מהותי בהגדרת התפקידים, שמתחיל כבר במילה עצמה; "פקיד" הינו עובד טכני, אשר פועל על פי המוטל עליו "מלמעלה". "מזכיר" עוסק בצמוד למנהלים ולמנהלים זוטרים כיד ימינם – הוא קובע עבורם פגישות ועושה עבודות משרד כמו תיוק וניהול יומן הפגישות, מכין קפה וגם את חדר הישיבות לפני דיון ועוד. כיום בעידן הטכנולוגי נוצרו עוד ועוד מעגלי ידע אשר עימם ניתן לנהל את המשרד באופן יעיל יותר.

מה ההבדל בתנאי הקבלה לעבודה?
אין צורך להציג בקבלה לעבודה תעודת הכשרה מטעם מוסד לימודים המראה כי הבוגר סיים קורס מזכירה בכירה או קורס כל שהוא, למעט אם התפקיד עצמו כולל גם צורך בידע או הכשרה מוכחת כזו או אחרת. לרוב הכישורים הנדרשים לפקיד אלו כישורים כלליים ויכולים להיות גם יעודיים – כמו למשל "פקיד בנק". במקרה השני, עליו לעבור חפיפה או התלמדות מיוחדת לתפקיד גם אם עבד בעבר כפקיד אולם בתפקיד שונה. מזכירה בכירה לרוב תראה רק כי יש לה ניסיון וכישורים שיש להם ערך מוסף לתפקיד מעבר לידע הטכני לניהול משרד.


	מזכירה בכירה אינה פקידה ובעלת חשיבות גדולה יותר למשרד.

לצמוח אל תפקיד בכיר
ככל שאין צורך מחייב בתעודת מעבר של קורס מזכירה בכירה על מנת להתקבל למשרה זו, גם פקיד זוטר יכול ללמוד את כל עבודות המשרד ולהתברג לאט - לאט בתפקיד יוקרתי יותר, בעל השפעה מהותית בקבלת החלטות ובניהול משרד. בדרך כלל נדרש ניסיון רב משום שזהו תפקיד שבו פועלים במספר מישורים בו זמנית – תפקיד שמחייב ריכוז רב או לכל הפחות מיומנות נרכשת. ממילא, מזכירה בכירה או עוזר אדמיניסטרטיבי הוא אדם שהמנהל אמור לרכוש לו אמון כמי שחשוף לפרטי מידע מסווגים.

אילו יכולות נוספות נדרשות ממזכירה בכירה?
בעוד תפקיד בסיסי לפקיד שעונה לטלפונים הוא סינון שיחות וקבלת הודעות, העברת שיחות, תיוקים וקבלת קהל וכן ביצוע הקניות למשרד, המזכירה הבכירה מוסיפה ומתפעלת את התוכנות הממוחשבות לניהול משרד, דהפקה של דו"חות שונים וגם מצגות עבור המנהל, תפעול קשרים עם גורמים מחו"ל – מה שדורש שליטה בסיסית גבוהה בשפה האנגלית ויחסי אנוש טובים, כמו גם יכולת יצירתית להעניק פתרונות למצבים שונים.